Wanneer gebruik je een openbare link?
Een openbare deelbare link is geschikt wanneer je documenten wilt delen met mensen buiten jouw organisatie, zoals leveranciers, partners of vrijwilligers zonder account.
Delen met externe partijen.
Snel bestanden versturen zonder account.
Tijdelijke toegang tot documenten.
Openbare link aanmaken
Ga in het linkermenu naar Documenten.
Open de map of het document dat je wilt delen.
Klik op de button ‘deelbare link’ op een deelbare link aan te maken.
Klik op link maken.
Klik vervolgens nog eens op ‘Deelbare link’. Kopieer hier de link en deel de link met de gewenste personen.
Iedereen met deze link kan de map openen, ook zonder toegang tot de omgeving.
Openbare verwijderen
Ga in het linkermenu naar Documenten.
Open de map of het document dat je wilt delen.
Klik op de button ‘deelbare link’ op een deelbare link te verwijderen.
Klik op ‘Link verwijderen’.
Iedereen met de bestaande link kan de map niet meer openen.
Beveiliging en privacy
Omdat de link openbaar is, is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met vertrouwelijke informatie.
Deel de link alleen met de juiste personen.
Gebruik deze functie alleen wanneer nodig.
Verwijder of wijzig de link wanneer deze niet meer nodig is.
Tips voor effectief gebruik
Gebruik openbare links voor externe samenwerking.
Gebruik groepen voor interne documenten.
Controleer regelmatig welke documenten openbaar zijn.
Belangrijk om te weten
Iedereen met de link kan het document bekijken.
Toegang via een openbare link staat los van groepen en rollen.
Je behoudt controle over het document binnen 4planning.