Waarom toegangsrechten belangrijk zijn
Niet alle informatie is bedoeld voor iedereen. Door toegangsrechten goed in te stellen, bescherm je gevoelige informatie en houd je overzicht binnen de organisatie.
Meer controle over vertrouwelijke documenten.
Betere privacy en veiligheid.
Gerichte toegang per groep.
Toegang via mappen
In 4planning worden documenten gedeeld via de map waarin ze staan. De toegangsrechten van de map bepalen wie de documenten kan bekijken.
Ga in het linkermenu naar Documenten.
Open de map waarin het document staat.
Open de mapinstellingen.
Stel in welke groepen toegang hebben.
Sla de wijzigingen op.
Alle documenten in deze map volgen automatisch dezelfde toegangsrechten. Submappen ook tenzij anders ingesteld voor deze map.
Document verplaatsen naar een andere map
Wil je andere toegangsrechten? Dan kun je een document verplaatsen naar een map met andere instellingen.
Kies een map met de juiste groepen.
Verplaats het document.
De toegang wordt direct aangepast.
Openbare toegang via deelbare link
Je kunt ook een openbare link maken. Hiermee kan iedereen het document openen, ook zonder toegang tot jouw omgeving.
Gebruik dit alleen wanneer dit nodig is.
Let op bij vertrouwelijke informatie.
Tips voor effectief gebruik
Maak duidelijke mappen per team of project.
Beperk toegang tot gevoelige documenten.
Controleer regelmatig de maprechten.
Belangrijk om te weten
Toegang wordt bepaald op mapniveau.
Wijzigingen zijn direct actief.
Groepen bepalen wie documenten kan zien.