Waarom mappen gebruiken?
Mappen helpen om documenten logisch te structureren en te delen met de juiste groepen.
Meer overzicht.
Sneller documenten vinden.
Gerichte toegang per groep.
Stap 1: Ga naar Documenten
Log in in je 4planning-omgeving.
Ga in het linkermenu naar Documenten.
Stap 2: Locatie kiezen
Kies eerst waar je de nieuwe map wilt aanmaken.
Open de juiste hoofdmap of groep.
Zo blijft de structuur overzichtelijk.
Stap 3: Map aanmaken
Ga naar het tabblad Acties.
Klik op Map aanmaken.
Geef de map een duidelijke naam (en overweeg direct welke bestaande groepen in je omgeving toegang mogen hebben tot deze map).
Sla de map op.
De nieuwe map is nu zichtbaar en klaar voor gebruik.
Toegangsrechten en zichtbaarheid
De toegangsrechten van de map bepalen wie de documenten kan zien.
Koppel de map aan de juiste groepen.
Alle documenten in deze map volgen dezelfde rechten.
Tips voor effectief gebruik
Gebruik een logische en herkenbare structuur.
Maak aparte mappen per team, project of onderwerp.
Houd het aantal mappen overzichtelijk.
Belangrijk om te weten
Toegang tot documenten wordt bepaald door de map.
Wijzigingen zijn direct zichtbaar.
Een goede structuur bespaart tijd.