In 4planning kun je meerdere leden of gebruikers tegelijk toevoegen en direct koppelen aan de juiste groepen en rollen via een Excel- of CSV-bestand. Dit bespaart tijd en voorkomt handmatig beheer. In dit artikel lees je hoe je gebruikers importeert in de juiste groep.
Waarom groepen en rollen via import instellen?
Door groepen en rollen direct bij het importeren toe te wijzen, krijgen gebruikers meteen toegang tot de juiste communicatie, documenten en activiteiten. Dit voorkomt extra beheer achteraf.
Snelle onboarding van nieuwe leden.
Directe toegang tot relevante informatie.
Minder kans op fouten.
Belangrijke tips bij het invullen van het bestand
Gebruik altijd het sjabloon zodat alle velden correct worden herkend.
In het Excelbestand staan alle groepen vermeld.
Importeer alleen wanneer alle groepen al zijn aangemaakt in 4planning.
Vul onder de gewenste groepen bijvoorbeeld x, j, 1, ja of true in.
Laat de cel leeg wanneer een gebruiker geen toegang tot een groep nodig heeft.
Rij 3 is een voorbeeld. Laat het e-mailadres leeg om dit voorbeeld te negeren.
Groepen instellen
Elke kolom in het importbestand vertegenwoordigt een groep. Door een waarde in te vullen, wordt de gebruiker automatisch toegevoegd aan deze groep.
Na de import krijgt de gebruiker direct toegang tot:
Communicatie binnen de groep.
Evenementen en activiteiten.
Documenten en informatie.
Controle na import
Na het importeren is het verstandig om te controleren of de groepen en rollen correct zijn ingesteld.
Controleer enkele gebruikers.
Controleer groepsbeheerder-rechten.
Controleer toegang tot communicatie en documenten.
Tips voor effectief gebruik
Werk met duidelijke en consistente groepsnamen.
Gebruik import bij grote aantallen gebruikers.
Controleer regelmatig of de groepsstructuur nog actueel is.
Belangrijk om te weten
Gebruikers krijgen direct toegang tot hun groepen.
Groepen moeten vooraf bestaan.
Je kunt rollen en groepen later aanpassen.