Met groepen in 4planning organiseer je communicatie, documenten, evenementen en samenwerking binnen je organisatie. Je bepaalt zelf wie kan deelnemen, wie de groep kan zien en wie rechten heeft binnen de groep.
Stap 1: Ga naar Groepen
Log in in je 4planning-omgeving.
Ga in het linkermenu naar Instellingen.
Klik op Groepen.
Je ziet nu een overzicht van alle groepen binnen de organisatie.
Overzicht van groepen
In het overzicht zie je per groep onder andere:
Naam
Wie mag deelnemen? (bijvoorbeeld Iedereen of Op uitnodiging)
Wie mag deze groep zien? (bijvoorbeeld Iedereen of Alleen leden van deze groep)
Stap 2: Groep openen en beheren
Klik op een groep om deze te openen.
Je ziet nu alle onderdelen van deze groep, zoals:
Evenementen – Bekijk en beheer activiteiten van de groep.
Nieuws – Ontdek het laatste nieuws binnen de groep.
Polls – Bekijk en stem op polls.
Groepschat – Communiceer met leden van de groep.
Documenten – Deel en beheer bestanden.
Leden – Bekijk en beheer groepsleden.
Instellingen – Pas de groepsinstellingen aan.
Stap 3: Groepsinstellingen aanpassen
In de instellingen van de groep kun je verschillende zaken beheren:
Naam van de groep
Wie mag deelnemen? – Bijvoorbeeld Iedereen of Op uitnodiging.
Zichtbaarheid – Iedereen of alleen leden van de groep.
Wie mag documenten toevoegen?
Groepsfoto – Upload een afbeelding (PNG, JPG of WebP, maximaal 5 MB).
Na het aanpassen van de instellingen sla je de wijzigingen op.
Stap 4: Nieuwe groep aanmaken
Je kunt ook een nieuwe groep toevoegen via het overzicht van alle groepen.
Klik rechtsboven op Groep aanmaken.
Vul de Naam van de groep in.
Stel in wie mag deelnemen:
Iedereen (hierdoor kan iedereen die deze groep ziet tot de groep treden)
Op uitnodiging (dit is een handmatige actie die beheerders moeten doorvoeren)
Bepaal wie de groep mag zien:
Iedereen
Alleen leden van de groep
Sla de groep op.
De groep is nu beschikbaar binnen de organisatie.
Tips voor effectief gebruik
Gebruik duidelijke en herkenbare groepsnamen.
Maak aparte groepen voor teams, commissies of projecten.
Beperk zichtbaarheid voor vertrouwelijke groepen.
Controleer regelmatig de leden en instellingen.
Belangrijk om te weten
Groepen bepalen wie toegang heeft tot communicatie en documenten.
Wijzigingen zijn direct zichtbaar.
Je kunt groepen op elk moment aanpassen.