Gebruik zichtbaarheid en groepen
Bij communicatie, documenten en evenementen kun je instellen wie toegang heeft. Controleer altijd de zichtbaarheid voordat je iets publiceert.
Deel informatie alleen met relevante groepen.
Controleer of het juiste doelpubliek is geselecteerd.
Voorkom dat gevoelige informatie zichtbaar is voor alle leden.
Controleer instellingen voordat je publiceert
Neem altijd een moment om de instellingen te controleren voordat je een bericht, document of evenement publiceert.
Zichtbaarheid.
Groepen.
Bijlagen.
Meldingen.
Zo voorkom je dat informatie direct bij een grote groep terechtkomt.
Gebruik rollen en rechten
Niet iedereen binnen een organisatie hoeft toegang te hebben tot alle informatie.
Beperk rechten tot wat nodig is.
Geef alleen beheerders uitgebreide toegang.
Controleer regelmatig de rolverdeling.
Wees voorzichtig met gevoelige informatie
Deel vertrouwelijke gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is.
Persoonsgegevens.
Financiële informatie.
Interne documenten.
Gebruik 4planning als centrale en veilige omgeving in plaats van externe kanalen.
Controleer bijlagen en links
Bijlagen en externe links kunnen extra informatie bevatten.
Controleer of de juiste documenten zijn toegevoegd.
Verwijder oude of foutieve bestanden.
Gebruik duidelijke bestandsnamen.
Tips voor effectief gebruik
Maak duidelijke afspraken binnen je organisatie over communicatie.
Werk met een vaste structuur voor groepen en documenten.
Controleer regelmatig wie toegang heeft tot welke informatie.
Gebruik interne communicatie in plaats van losse berichten via andere kanalen.
Belangrijk om te weten
Gebruikers zien alleen informatie waarvoor zij toegang hebben.
Administrators beheren rollen en rechten.
Veilig samenwerken verkleint het risico op datalekken.