Wanneer gebruik je een bulk import?
De bulk import is ideaal wanneer je veel leden of medewerkers tegelijk wilt toevoegen. Denk bijvoorbeeld aan:
Een bestaande ledenlijst overzetten.
Nieuwe organisatie starten.
Overstappen van een andere software.
Veel organisaties gebruiken deze methode tijdens de eerste inrichting.
Stap 1: Ga naar de ledenpagina
Ga in het linkermenu naar Organisatie en vervolgens naar Leden.
Klik rechtsboven op Gebruiker aanmaken.
Kies Gebruikers importeren.
Stap 2: Download het sjabloon
Download het Excel- of CSV-sjabloon. Hierin staan alle velden en groepen al klaar.
Door het sjabloon te gebruiken voorkom je fouten tijdens de import.
Stap 3: Vul het bestand in
Vul de gegevens van jouw leden in. Denk aan:
Voornaam en achternaam.
E-mailadres.
Telefoonnummer en andere gegevens.
In het bestand staan ook alle groepen. Zo kun je leden direct koppelen aan de juiste structuur.
De eerste rij bevat de veldnamen. Elke volgende rij is één gebruiker.
Bij het werken met Excel of CSV-bestanden is het belangrijk dat de eerste rij de kolomkoppen bevat en elke volgende rij één record beschrijft. Dit voorkomt fouten tijdens het importeren.
Belangrijke tips bij het invullen
Gebruik het sjabloon zodat alle velden correct worden herkend.
Importeer pas wanneer alle groepen zijn aangemaakt.
Vul onder de gewenste groepen bijvoorbeeld x, j, 1, ja of true in.
Rij 3 in het sjabloon is een voorbeeld. Laat het e-mailadres leeg om deze te negeren.
Stap 4: Bestand uploaden
Upload het ingevulde bestand.
Selecteer de gewenste taal van de uitnodiging.
Importeer per taal wanneer je meerdere talen gebruikt.
Stap 5: Uitnodigingen versturen
Je kunt kiezen of gebruikers direct een uitnodiging ontvangen.
Direct uitnodigen.
Later uitnodigingen versturen.
Dit geeft flexibiliteit tijdens de onboarding.
Tips voor effectief gebruik
Start met een testimport.
Controleer eerst een kleine groep.
Verbeter het bestand voordat je iedereen toevoegt.
Belangrijk om te weten
De bulk import bespaart veel tijd.
Gebruikers worden direct gekoppeld aan groepen.
Je kunt later altijd uitnodigingen opnieuw versturen.